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Digitale Zeiterfassung im Handwerk — was Meister wirklich brauchen

Christopher Renner6 Min. Lesezeit

Kurz gesagt: Eine gute Zeiterfassung für einen SHK-Betrieb erfasst zwei Dinge getrennt — die Arbeitszeit des Monteurs (für Lohn und Arbeitszeitgesetz) und die Zeit beim Kunden (für die Rechnung). Der Monteur braucht dafür einen Knopf pro Situation, nicht mehr. Der Chef braucht am Monatsende eine Summe je Mitarbeiter, die er prüfen, korrigieren und an den Steuerberater schicken kann — ohne dass die Korrektur die Stempeluhr verfälscht.

Über Zeiterfassung im Handwerk wird meistens als Pflicht geredet. Das ist sie auch. Aber für einen SHK-Betrieb ist sie vor allem etwas anderes: die Grundlage jeder Rechnung nach Aufwand und die einzige ehrliche Antwort auf die Frage, ob ein Auftrag so lange gedauert hat wie gedacht.

Was rechtlich gilt — kurz und ohne Panik

  • Arbeitszeit muss erfasst werden. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen. Grundlage ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019.
  • Wie genau, ist noch in Bewegung. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes, die die Form (etwa elektronisch) und Ausnahmen für kleine Betriebe regeln soll, wird seit Jahren diskutiert. Frag für den aktuellen Stand deinen Steuerberater oder deine Handwerkskammer.
  • Für Minijobber gilt ohnehin eine Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, spätestens nach sieben Tagen.
  • Aufbewahren: Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Der Zettel im Auto erfüllt das alles theoretisch auch. Praktisch ist er unleserlich, unvollständig und am Monatsende verschwunden.

Der wichtigste Punkt: Ein Monteur hat zwei Zeiten

Hier scheitern die meisten Zeiterfassungen, die aus dem Büro kommen. Sie kennen nur „gekommen" und „gegangen". Ein Monteur hat aber einen Tag, der so aussieht:

7:00 Dienstbeginn, Material am Lager holen · 7:40–11:10 bei Familie Weber · Fahrt · 11:45–12:15 Pause · 12:30–15:50 bei Herrn Schulz · Fahrt zurück · 16:30 Feierabend

Daraus brauchst du zwei verschiedene Zahlen:

  1. Die Arbeitszeit — 7:00 bis 16:30 minus Pause. Die geht an den Lohn und ist die Zahl fürs Arbeitszeitgesetz.
  2. Die Zeit beim Kunden — 3,5 Stunden bei Weber, 3,3 bei Schulz. Die steht auf der Rechnung.

Wer beides in eine Uhr presst, hat entweder falsche Rechnungen oder einen falschen Lohnzettel. Eine brauchbare Zeiterfassung führt deshalb zwei Uhren nebeneinander: den Dienst (Beginn, Pause, Feierabend) und die Einsätze am Auftrag (Angekommen, Pause, Fertig). Und sie sorgt dafür, dass keine Stunde doppelt zählt.

Was der Monteur braucht: einen Knopf, nicht ein Formular

Die beste Zeiterfassung ist die, die benutzt wird. Und benutzt wird sie, wenn der Monteur auf dem Weg vom Transporter zur Haustür nicht nachdenken muss. Daraus folgt:

  • Ein Knopf pro Lage. Steht er vor der Tür: „Beim Kunden angekommen". Läuft die Zeit: „Fertig" und daneben „Pause". Mehr Auswahl ist mehr Fehler.
  • Am Auftrag, nicht in einem eigenen Menü. Die Zeit gehört zu dem Kunden, bei dem er gerade steht. Ein separates Zeiterfassungsprogramm wird vergessen.
  • Pausen werden abgezogen. Automatisch, sichtbar, nie auf der Rechnung.
  • Kein Ballast. Der Monteur muss keine Preise, keine Margen und keine Rechnungen sehen. Er sieht seine Aufträge und seine Zeit.
  • Läuft ohne Installation. Ein Link per WhatsApp, Anmeldung mit Fingerabdruck oder Face ID. Niemand will für die Stempeluhr ein Passwort.

So ist die Zeiterfassung in MeisterAssistent gebaut: Im Auftrag gibt es den Reiter „Zeit", darin steht immer genau die eine Handlung, die gerade dran ist. Der Dienst — Beginn, Pause, Feierabend — hat seinen eigenen Platz.

Was der Chef braucht: Überblick, Abweichungen, Export

Jeden Tag: Wer ist wo?

Ein Blick reicht: Wer ist bei welchem Kunden angekommen, wer ist fertig, wer macht Pause. Ohne Anrufen.

Nach dem Auftrag: Angeboten gegen gestempelt

Hier wird Zeiterfassung vom Pflichtprogramm zum Werkzeug. Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, steht neben den angebotenen Stunden die gestempelte Zeit: „Angeboten 12 Std · gestempelt 14,5 Std · +2,5 Std länger". Das ist keine Note für den Monteur, sondern eine Auskunft über deine Schätzung. Wer das ein paar Monate lang sieht, kalkuliert das nächste Bad genauer.

Am Monatsende: Stunden an den Steuerberater

Einmal im Monat gehen die Stunden jedes Mitarbeiters an die Lohnabrechnung. Vorher willst du prüfen, ob jemand vergessen hat auszustempeln — sonst steht ein Dienstag mit 30 Stunden in der Abrechnung.

Wichtig ist dabei wie korrigiert wird:

  • Die Korrektur trifft den Export, nicht die Stempeluhr. Was gestempelt wurde, bleibt gestempelt. Daneben steht, was abgerechnet wird, wer es geändert hat, wann und warum.
  • Nichts wird umverteilt. Eine Korrektur der Monatssumme erfindet keine Tageszeiten.
  • Der Export ist ein Format, das der Steuerberater lesen kann: PDF je Mitarbeiter und CSV-Dateien mit Monatssumme und Stunden je Tag.

In MeisterAssistent ist das ein Blatt unter „Einstellungen → Zeiten → Monat → An Steuerberater senden". Ist die Adresse deines Steuerberaters hinterlegt, geht die ZIP von deinem eigenen Postfach raus; sonst lädst du sie herunter. Ein DATEV-Lohnformat erzeugen wir bewusst nicht — dafür fehlen Personalnummern und Lohnarten, und ein ausgedachtes Format wäre schlimmer als eine saubere CSV.

Was eine Zeiterfassung nicht sein sollte

  • Keine Überwachung. Zeiterfassung ist nicht Ortung. Wer Standortdaten seiner Mitarbeiter sammelt, bewegt sich in einem ganz anderen Datenschutzrahmen. Für Lohn und Rechnung braucht man keine.
  • Kein Excel mit Makros. Funktioniert genau so lange, wie die eine Person da ist, die es gebaut hat.
  • Kein eigenes Programm neben allem anderen. Wenn die Stunden aus der Zeiterfassung nicht von selbst in die Rechnung fließen, tippst du sie wieder ab — und hast nichts gewonnen.

Checkliste: Daran erkennst du eine brauchbare Lösung

  1. Trennt sie Arbeitszeit und Zeit beim Kunden?
  2. Kann der Monteur sie mit einem Tipp bedienen, auch mit Handschuhen?
  3. Zieht sie Pausen automatisch ab — und rechnet die Rechnung mit der Nettozeit?
  4. Fließt die Zeit beim Kunden direkt in die Rechnung, mit dem Stundensatz des jeweiligen Mitarbeiters?
  5. Siehst du nach dem Auftrag angebotene gegen tatsächliche Stunden?
  6. Bekommst du am Monatsende einen Export für den Steuerberater, mit nachvollziehbaren Korrekturen?
  7. Sieht der Monteur nur, was er sehen muss?

Häufige Fragen

Ist Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, auch im Handwerk und auch in kleinen Betrieben. Wie die Erfassung genau aussehen muss, soll eine Reform des Arbeitszeitgesetzes regeln; den aktuellen Stand kennt dein Steuerberater oder die Handwerkskammer.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier?

Rechtlich kann ein vollständig geführter Stundenzettel ausreichen. Praktisch kostet er abends Zeit beim Übertragen, ist oft ungenau und trennt selten zwischen Arbeitszeit und Zeit beim Kunden. Eine digitale Zeiterfassung spart das Übertragen und liefert die Stunden direkt für Rechnung und Lohn.

Was kostet eine Zeiterfassungs-App für Handwerker?

Viele Anbieter rechnen pro Nutzer ab; bei den großen Handwerkerprogrammen kostet jeder weitere mobile Nutzer laut deren Preisseiten rund 16 bis 25 Euro im Monat (Stand Oktober 2026). Bei MeisterAssistent ist die Zeiterfassung Teil der Software und kostet nichts extra — der Preis von 197 € im Monat gilt für den ganzen Betrieb, egal wie viele Monteure stempeln.