Datenschutzerklärung

Beim Aufruf dieser Website werden technische Daten verarbeitet:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite, Statuscode und übertragene Datenmenge
• Browser- und Betriebssystem-Kennung (User-Agent), Referrer-URL

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb).

Speicherdauer: 14 Tage, danach automatische Löschung durch Rotation der Logdateien.

Wenn Sie über das Formular einen Rückruf anfordern, verarbeiten wir:

• Name
• Name des Betriebs
• Telefonnummer
• Zeitpunkt der Anfrage

Die Anfrage wird in unserer Datenbank gespeichert und uns zusätzlich per E-Mail zugestellt, damit wir Sie zurückrufen können. Es wird kein Konto angelegt. Um das Formular vor massenhaftem Missbrauch zu schützen, zählen wir kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers, wie viele Anfragen von einer IP-Adresse kommen; diese Zählung wird nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Speicherdauer: bis zur Erledigung der Anfrage; kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage spätestens nach sechs Monaten. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Unser E-Mail-Postfach liegt bei der IONOS SE (Abschnitt 5.6).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen einen Vertrag betrifft oder anbahnt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Wir sprechen SHK-Betriebe von uns aus an, um MeisterAssistent vorzustellen. Die Angaben dafür erheben wir nicht bei Ihnen selbst, sondern aus öffentlich zugänglichen Quellen:

• Unternehmenseinträge in Google Maps (Name des Betriebs, Anschrift, Telefonnummer, Website, Bewertungsschnitt und Zahl der Bewertungen), abgerufen über den Dienst Outscraper
• das Impressum auf der Website des Betriebs (Name der vertretungsberechtigten Person, geschäftliche E-Mail-Adresse); ist das Impressum nicht eindeutig gegliedert, liest es die Claude API von Anthropic (Abschnitt 5.5), und jede so gefundene Angabe wird gegen den Wortlaut der Seite geprüft

Dazu speichern wir, wann wir angerufen oder geschrieben haben, was dabei vereinbart wurde, und eigene Notizen zum Gespräch. E-Mails im Rahmen der Geschäftsanbahnung versenden wir über Brevo (Abschnitt 5.3).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Ansprache von Unternehmen, für die unser Angebot bestimmt ist).

Widerspruch: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO) — eine kurze Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse genügt, auch am Telefon. Wir nehmen danach keinen Kontakt mehr auf und löschen Ihre Angaben bis auf den Vermerk, dass Sie nicht angesprochen werden möchten; ohne diesen Vermerk stünde Ihr Betrieb beim nächsten Abruf wieder in der Liste.

Speicherdauer: bis zum Widerspruch oder bis feststeht, dass eine Zusammenarbeit nicht in Betracht kommt. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die Abschnitte 4 und 4.7.

Die Anmeldung erfolgt über einen Einmal-Code bzw. Anmeldelink per E-Mail; ein Passwort gibt es nicht. Die Anmeldemail verschickt unser Dienstleister Supabase (Abschnitt 5.2), Einladungen neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschicken wir über Brevo (Abschnitt 5.3). Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name, Rolle im Betrieb und die Zuordnung zum Betrieb sowie Zeitpunkte der Anmeldung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Kern der Anwendung ist, dass ein Betrieb ein Aufmaß oder einen Arbeitsbericht einspricht oder eintippt und daraus ein Angebot, eine Rechnung oder ein Bericht entsteht. Dabei werden verarbeitet: die Audioaufnahme, das daraus erzeugte Transkript, die erkannten Positionen sowie die zugehörigen Vorgangs-, Angebots- und Rechnungsdaten einschließlich der Kontaktdaten der Kundschaft des Betriebs. Hinzu kommen, soweit der Betrieb sie nutzt: Fotos und Dokumente am Auftrag, die Unterschrift bei der Abnahme durch die Kundschaft, erfasste Arbeitszeiten, Wartungsverträge und hochgeladene Eingangsrechnungen von Lieferanten.

Audioaufnahmen, Transkripte und erzeugte PDF-Dokumente werden in unserem Speicher in der EU abgelegt und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Jeder Schritt wird protokolliert (Nachvollziehbarkeit, GoBD).

Für die Daten seiner eigenen Kundschaft, die ein Betrieb in MeisterAssistent verarbeitet, ist der Betrieb Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist ohne Anmeldung einsehbar und wird bei der Einrichtung des Betriebs gesondert geschlossen. Er enthält auch die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Für die Daten der Nutzerinnen und Nutzer des Betriebs (Konto, Anmeldung, Nutzung) sind wir selbst Verantwortlicher.

Der Vertrag wird in Textform geschlossen, bevor der Betrieb die Anwendung nutzt: Der Betrieb erhält einen persönlichen Link, auf dem AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag mit ihrer jeweiligen Fassung verzeichnet sind, und bestätigt beide mit einem Klick. Protokolliert werden Zeitpunkt, Fassung, die IP-Adresse und die Browserkennung (User-Agent) des bestätigenden Geräts — als Nachweis, wer wann welchem Wortlaut zugestimmt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Erst danach wird der Zugang freigeschaltet und werden Kundendaten verarbeitet. Das Protokoll bewahren wir für die Dauer des Vertrags und der anschließenden Verjährungsfristen auf.

Änderungen an Stammdaten, Nummernkreisen und Zugängen werden in einem nicht änderbaren Protokoll festgehalten: wer, wann, was vorher und nachher galt und, soweit übermittelt, die IP-Adresse. Das dient der Nachvollziehbarkeit nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) und dem Schutz vor Missbrauch eines Zugangs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 146, 147 AO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Einträge teilen die Aufbewahrungsdauer der Belege, auf die sie sich beziehen (Abschnitt 4.7).

Wer es auf seinem Gerät erlaubt, erhält Benachrichtigungen, etwa über einen neu zugewiesenen Auftrag. Dafür speichern wir die vom Browser erzeugte Empfangsadresse, die zugehörigen Schlüssel und die Browserkennung. Zugestellt wird die Nachricht über den Push-Dienst des jeweiligen Browser- bzw. Betriebssystem-Herstellers (etwa Apple, Google oder Mozilla). Der Inhalt — zum Beispiel Kundenname und Einsatzort — ist dabei Ende-zu-Ende verschlüsselt und für den Push-Dienst nicht lesbar; dieser sieht nur die Empfangsadresse und den Zeitpunkt.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung über die Abfrage des Browsers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit in den Einstellungen des Browsers oder Geräts widerrufen.

Nach Zahlung einer Rechnung kann der Betrieb um eine Bewertung bitten. Eine solche Anfrage wird nur ausgelöst, wenn für den betreffenden Kontakt eine Einwilligung hinterlegt ist; ohne Einwilligung wird der Schritt dokumentiert übersprungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), eingeholt durch den Betrieb.

Angebots- und Rechnungsdaten unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (in der Regel zehn Jahre, §§ 147 AO, 257 HGB) und werden für diese Dauer unveränderlich archiviert. Personenbezogene Daten, die diesen Pflichten nicht unterliegen, löschen wir auf Anforderung des verantwortlichen Betriebs; wo eine Löschung wegen der Aufbewahrungspflicht ausscheidet, werden die Daten stattdessen pseudonymisiert.

Server und Website werden betrieben bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Der eingesetzte Server steht in Deutschland.

Wir nutzen Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513, für Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher. Das eingesetzte Projekt wird in der Region Frankfurt am Main betrieben; dort liegen die Daten. Supabase versendet außerdem die E-Mail mit dem Anmeldecode.

Unsere eigenen E-Mails — Vertragsunterlagen und Zustimmungslinks, Einladungen neuer Zugänge, Benachrichtigungen über Anfragen und Nachrichten im Rahmen der Geschäftsanbahnung (Abschnitt 3.4) — versenden wir über Brevo (Sendinblue SAS), 17 rue de Salneuve, 75017 Paris, Frankreich.

Angebote, Rechnungen und Erinnerungen an die Kundschaft eines Betriebs laufen nicht über uns, sondern über den Mailserver des Betriebs selbst, den dieser in der Anwendung hinterlegt. Dessen E-Mail-Anbieter ist ein Dienstleister des Betriebs, nicht unserer.

Sprachnotizen werden zur Umwandlung in Text an die Programmierschnittstelle von OpenAI übermittelt. Vertragspartner ist die OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland; die Verarbeitung selbst erfolgt bei der OpenAI, L.L.C. in den USA (Abschnitt 6).

Übermittelt wird ausschließlich die Audioaufnahme, und zwar für diese Zwecke:

• Aufmaß für ein Angebot oder eine Direktrechnung
• Arbeitsbericht der Monteurin oder des Monteurs nach einem Einsatz
• Wartungsbericht nach einer Wartung

OpenAI nutzt Daten, die über die Programmierschnittstelle übermittelt werden, nicht zum Trainieren seiner Modelle.

Für die KI-Verarbeitung setzen wir die Claude API von Anthropic ein. Vertragspartner ist die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; die Verarbeitung selbst erfolgt bei der Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA (Abschnitt 6). Eingesetzt wird sie für diese Zwecke:

• Angebotserstellung: Aus dem Transkript der Sprachnotiz oder dem eingetippten Aufmaß werden Angebotspositionen mit Menge und Einheit.
• Direktrechnung: Derselbe Weg führt ohne vorheriges Angebot zu Rechnungspositionen, etwa bei Reparatur, Notdienst oder Wartung.
• Eingangsrechnungsverarbeitung: Foto oder PDF einer Lieferantenrechnung wird ausgelesen (Lieferant, Beträge, Datum, Positionen); anschließend formuliert das Modell einen kurzen Prüfhinweis zum Beleg. Enthält der Beleg eine maschinenlesbare E-Rechnung, wird diese gelesen und das Bild nicht an das Modell geschickt.
• Arbeitsbericht-Auswertung: Aus dem Bericht nach einem Einsatz werden Befund, ausgeführte Arbeiten und verbautes Material; daraus kann ein Rechnungsentwurf entstehen. Nach einer Wartung entsteht auf dieselbe Weise der Wartungsbericht mit Messwerten und Mängeln.
• Einrichtung: Lädt ein Betrieb ein altes Angebot oder eine alte Rechnung hoch, liest das Modell daraus die Angaben des Betriebs (Firma, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung). Das Dokument kann die Anschrift eines früheren Kunden enthalten; übernommen werden nur die Absenderangaben.
• Ohne Personenbezug: der Abgleich von Positionen mit der Preisliste und die Einordnung von Artikeln in Warengruppen (das Modell sieht nur Artikelnummer, Bezeichnung und Einheit) sowie der Vollständigkeitshinweis vor dem Export an die Steuerberatung (das Modell sieht nur bereits gezählte Zahlen).
• Geschäftsanbahnung: das Auslesen des Impressums eines Betriebs (Abschnitt 3.4).

Preise werden in keinem dieser Schritte vom Modell erzeugt, sondern ausschließlich aus der Preisliste des jeweiligen Betriebs übernommen. Jedes Ergebnis ist ein Entwurf, den ein Mensch prüft und freigibt.

Anthropic verarbeitet die übermittelten Inhalte als Auftragsverarbeiter und nutzt sie nicht zum Trainieren seiner Modelle. Einzelheiten stehen in den Datenschutzbestimmungen von Anthropic: anthropic.com/legal/privacy sowie im dortigen Data Processing Addendum.

Wo gespeichert wird. Transkripte, Positionen, Belege und Dateien legen wir ausschließlich in unserer Datenbank und unserem Dateispeicher bei Supabase in Frankfurt am Main (Abschnitt 5.2) sowie auf dem Server in Deutschland (Abschnitt 5.1) ab. Bei OpenAI und Anthropic entsteht kein Datenbestand, den wir nutzen; beide Anbieter halten übermittelte Inhalte nach ihren Vertragsbedingungen jedoch befristet vor, um Missbrauch ihrer Dienste zu erkennen, und löschen sie danach.

Kennzeichnung nach Art. 50 EU AI Act: Angebote, Rechnungen und Berichte, die auf diesem Weg entstanden sind, tragen im Fuß des PDF einen entsprechenden Hinweis. Belege, die ohne KI erstellt wurden — etwa eine von Hand erfasste Rechnung —, tragen ihn nicht.

Unser Postfach christopher.renner@meisterassistent.com wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben.