Die beste Software für SHK-Betriebe 2026 — ein ehrlicher Vergleich

Kurz gesagt: Die eine beste SHK-Software gibt es nicht. Für Betriebe ab etwa zehn Leuten mit eigenem Büro sind Komplettsysteme wie STREIT oder Allrounder wie Plancraft und HERO stark. Für Betriebe mit 1–10 Mitarbeitern, in denen der Meister das Büro abends selbst macht, zählt vor allem eins: wie wenig er tippen muss. Genau dafür ist MeisterAssistent gebaut — und dafür fehlt ihm einiges, was die Großen haben. Beides steht unten.

Vorweg, damit du weißt, wer hier schreibt: Dieser Artikel kommt von MeisterAssistent, also von einem der Anbieter, um die es geht. Wir haben deshalb versucht, über die anderen nur zu schreiben, was sich auf ihren eigenen Seiten nachprüfen lässt, und über uns auch das, was wir nicht können. Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter, Stand Oktober 2026. Sie ändern sich — prüf sie vor einer Entscheidung nach.

Erst die Frage, dann die Software

Die meisten Vergleiche fangen bei den Funktionen an. Das ist die falsche Reihenfolge. Fast jede Handwerkersoftware kann heute Angebote, Rechnungen und Kunden verwalten. Der Unterschied liegt darin, für welchen Betrieb sie gebaut ist. Drei Fragen sortieren schneller als jede Funktionsliste:

1. Wer macht bei dir das Büro? Eine Bürokraft, die acht Stunden am Rechner sitzt, braucht etwas anderes als ein Meister, der um 20 Uhr am Küchentisch Angebote tippt.
2. Wie viele Leute fahren raus? Ab fünf, sechs Monteuren wird Einsatzplanung zum eigenen Thema. Bei zwei Monteuren ist sie ein Blick auf den Kalender.
3. Wie viel Zeit hast du für die Einführung? Ein ERP mit Schulung ist mächtig, wenn jemand die Wochen dafür hat. Wenn nicht, bleibt es halb eingerichtet liegen.

Die vier Sorten SHK-Software

1. Komplettsysteme (ERP): STREIT, pds, Sander & Doll

Die alten Hasen der Branche. Kalkulation, Nachkalkulation, Lager, Großhandelsanbindung, Ausschreibungen nach GAEB, oft mit Finanzbuchhaltung. Wer einen Betrieb mit eigenem Büro, Lager und öffentlichen Aufträgen führt, kommt an dieser Klasse kaum vorbei.

Stark bei: Tiefe, Ausschreibungen, Lager, Controlling. Schwach bei: Einarbeitung. Diese Programme sind für Leute gebaut, die täglich damit arbeiten. Für einen Drei-Mann-Betrieb ist das oft wie ein Lkw für den Brötchenkauf.

2. Cloud-Allrounder: Plancraft, HERO, ToolTime

Die moderne Mitte. Läuft im Browser und auf dem Handy, deckt Angebot bis Rechnung ab, dazu Zeiterfassung, Plantafel und Baustellendokumentation. Beide großen Namen haben 2025 und 2026 kräftig bei KI nachgelegt.

• Plancraft (Hamburg): Laut Preisseite drei Pakete — Business ab 59,90 €, Pro ab 109,90 €, Premium ab 199,90 € im Monat bei Jahresabo (monatlich kündbar teurer: 74,90 € bis 249,90 €). Zusätzliche Büro-Nutzer kosten 39,90–49,90 €, mobile Nutzer 15,92–24,90 € im Monat. DATANORM und GAEB gibt es ab Pro. An KI-Funktionen nennt Plancraft einen KI-Telefonempfang (PORTA), ein KI-Sprachaufmaß und das Auslesen von Eingangsrechnungen.
• HERO: Laut Preisseite HERO Select ab 69 €, HERO OS ab 119 €, HERO OS Plus ab 299 € im Monat, jeweils mit einer Lizenz; weitere Lizenzen 69 € (Büro) bzw. 22 € (App) im Monat. Dazu KI-Funktionen wie HERO Voice (Telefonassistent) und HERO Command (Betriebsassistent), je nach Paket mit Kontingenten.

Stark bei: Breite, Teamfunktionen, Plantafel, ausgereifte Apps, große Nutzerbasis. Schwach bei: Sie sind für alle Gewerke gebaut. Das ist kein Fehler, aber es heißt: SHK ist eine von vielen Branchen, und du richtest einiges selbst ein. Außerdem steigt der Preis mit jedem Nutzer.

3. Spezialisten für Planung und Außendienst: mfr

Wenn dein Hauptproblem ist, wer wann wohin fährt — Qualifikationen, Fahrzeuge, Urlaub, Krankheit —, dann sind Spezialisten für Einsatzplanung stark. Abgerechnet wird meist pro Nutzer. Für kleine Betriebe ohne eigentliches Planungsproblem ist das selten die erste Baustelle.

4. KI-zuerst-Software für kleine Betriebe: MeisterAssistent

Hier gehören wir hin. Die Idee ist umgekehrt zu den Allroundern: nicht möglichst viel abdecken, sondern die Abendarbeit eines kleinen SHK-Betriebs möglichst weit wegnehmen.

• Wie es funktioniert: Du sprichst ins Handy, was gemacht werden soll. Daraus entsteht in rund 20 Sekunden ein Angebot mit Positionen, Mengen und Preisen aus deiner eigenen Preisliste (DATANORM oder Excel). Fehlt ein Preis, bleibt die Zeile leer und ist markiert — geraten wird nicht. Du prüfst und gibst frei.
• Was dazugehört: Rechnung aus dem Angebot oder direkt vor Ort, E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) automatisch je Kunde, Zahlungserinnerung nach 14 Tagen über dein eigenes Postfach, Wartungsverträge mit automatischer Kundenansprache, Monteur-App mit Zeiterfassung und Kundenunterschrift, Steuerberater-Export als ZIP.
• Preis: 197 € im Monat netto pro Betrieb, nicht pro Mitarbeiter. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit. Pilotbetriebe zahlen dauerhaft 99 €.

Was wir nicht haben — und das gehört in einen ehrlichen Vergleich: keine GAEB-Ausschreibungen, keine Lagerverwaltung, keine Finanz- oder Lohnbuchhaltung, keinen KI-Telefonassistenten und keine große Plantafel für zwanzig Monteure. Wir sind nur für SHK gebaut, nicht für Elektro oder Maler. Und wir sind jung: Die ersten Betriebe arbeiten im begleiteten Pilotbetrieb damit, es gibt keine hundert Bewertungen, auf die du schauen kannst. Einrichten tun wir den Betrieb zusammen mit dir; eine Selbstregistrierung mit Kreditkarte gibt es nicht.

Der Vergleich auf einen Blick

	MeisterAssistent	Plancraft / HERO	Komplettsystem (ERP)
Gebaut für	SHK mit 1–10 Leuten	Handwerk allgemein, kleine bis mittlere Betriebe	Betriebe mit eigenem Büro
Angebot erstellen	Per Sprachnotiz, Preise aus deiner Liste	Am Rechner, KI-Hilfen je nach Paket	Kalkulation am Rechner
Preislogik	Pauschal pro Betrieb	Paket + Preis je weiterem Nutzer	Lizenz + Einrichtung
Einführung	Wir richten mit dir ein	Selbst einrichten, Hilfe je nach Paket	Wochen, mit Schulung
GAEB, Lager	Nein	GAEB je nach Paket	Ja
Telefon-KI	Nein	Ja (PORTA, HERO Voice)	Je nach Anbieter
Nur SHK	Ja	Nein	Teilweise

Sieben Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest

Egal, für wen du dich entscheidest — diese Fragen trennen in zehn Minuten Prospekt von Wirklichkeit:

1. Woher kommen die Preise auf meinem Angebot? Die einzig gute Antwort: aus deiner eigenen Preisliste. Eine KI, die Preise „weiß", schätzt sie.
2. Was kostet es mit allen meinen Leuten? Nicht das Einstiegspaket, sondern mit Büro und allen Monteuren. Lass dir die Summe nennen.
3. Wer richtet ein — und was kostet das? Preisliste, Briefkopf, Nummernkreise, E-Mail. Wenn das an dir hängt, rechne die Abende dazu.
4. Geht ein Angebot von meiner eigenen Adresse raus? Sonst landet es beim Kunden gern im Spam.
5. Kann die Software E-Rechnungen? Seit 2025 musst du sie empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 müssen die meisten Betriebe sie an Geschäftskunden auch verschicken.
6. Wo liegen meine Daten, und wohin gehen sie? Frag ausdrücklich nach KI-Diensten. Bei uns zum Beispiel liegen Server und Datenbank in Deutschland, die Spracherkennung und die Textauswertung laufen aber bei OpenAI und Anthropic in den USA. Das sollte jeder Anbieter so offen sagen.
7. Komme ich wieder raus? Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, und ob du deine Belege als Export bekommst.

Welche Software passt zu dir?

• Du hast ein Büro, Lager, machst öffentliche Ausschreibungen: Schau dir die Komplettsysteme an.
• Du hast fünf bis zwanzig Leute, eine Bürokraft und willst alles in einem modernen System: Plancraft und HERO sind die naheliegenden Kandidaten. Teste beide.
• Du hast einen kleinen SHK-Betrieb, machst das Büro selbst und willst vor allem abends nicht mehr tippen: Dann ist MeisterAssistent einen Blick wert. Am besten in einer Demo mit einem Auftrag aus deiner eigenen Woche.

Und noch ein Rat, der für alle gilt: Nimm dir für den Test einen echten Auftrag von letzter Woche und spiel ihn komplett durch, vom Aufmaß bis zur Rechnung. Was dabei hakt, hakt später jeden Tag.

Häufige Fragen

Welche Software nutzen SHK-Betriebe am häufigsten?

Unter den Cloud-Lösungen sind Plancraft und HERO weit verbreitet, unter den klassischen Komplettsystemen STREIT und pds. Viele kleine Betriebe arbeiten aber bis heute mit Word, Excel und Papier — und genau dort ist der Zeitgewinn durch eine Software am größten.

Gibt es SHK-Software mit KI?

Ja. Plancraft und HERO haben KI-Funktionen wie Telefonassistenten und Hilfen bei Angebot und Dokumentation eingebaut. MeisterAssistent ist von Anfang an um KI herum gebaut: Das Angebot entsteht aus einer Sprachnotiz, die Preise kommen aus der eigenen Preisliste des Betriebs.

Was kostet eine Handwerkersoftware für einen kleinen SHK-Betrieb?

Je nach Anbieter und Zahl der Nutzer zwischen etwa 50 und 300 Euro im Monat. Achte auf die Kosten pro zusätzlichem Nutzer: Bei vielen Anbietern steigt der Preis mit jedem Monteur. MeisterAssistent kostet 197 € im Monat pauschal für den ganzen Betrieb.